Last Updated on 2020年9月28日 by ジョブメンズラボ
どうもいーとんです。いーとん、ブログではギアなど紹介していますが普段は三菱系企業で毎日きちんと仕事してます。
特に９月は半期決算期や人事異動などで内務処理が多くなっています。
特にめんどくさいのがメール処理！今回はいーとんが実践しているOutlookの簡単便利機能を紹介したいと思います！
今回の内容
- メール作成ににかけている時間は１日平均12報・60分
- Outlookの便利機能である「定型文の登録」「ショートカット機能」「メールの予定表への反映」この３つ覚えるだけで、10分減らせます！
Outlookの便利機能を覚えるメリット
時間に余裕ができる
皆さんメールのやり取りの時間ってどのくらいかかってますか？日本ビジネスメール協会が実施した2020年のアンケートの結果では以下のようになっています。
・1日平均送信「14.06通」、受信「50.12通」
・仕事でメールを確認する頻度は「1日に10回以上」（51.16%）が最多
・メールを読むのにかかる時間は平均1分19秒。1日66分メールを読んでいる
・メールを書くのにかかる時間は平均5分54秒。1日82分57秒メールを書いている
引用：ビジネスメール実態調査2020より抜粋
なんと平均で1時間半以上メールを作成しています。この時間は年々メールの使用頻度が増加しているため伸びています。
1通に30秒～45秒でも作成の時間を減らせれば１０分の時間削減につながりますね。
営業の私はまだ少ないほうですが、よっすーなんかはもっとメールに時間とられてると思うとぞっとします・・・
ストレス軽減
ＰＣ使っている時のストレスってどういうときに感じますか？
意外とマウスを使うときってストレス感じませんか？特に今回紹介するOutlookの便利機能を知ってマウスを使わなくなってからさらに感じるようになりました。
またショートカットを使っているとカッコいいので気分もよくなりますよね。(笑)後輩にも自慢げに紹介できるのでそういった意味でもストレス削減につながります。(笑)
実際にいーとんが使用している便利機能3選
定型文の登録
「平素より大変お世話になっております。〇〇社の〇〇です。」
多くの皆さんがメールの初めに使用すると思います。
これを毎回打つのってめんどくさいですよね。このようないつも使用している文章を定型化することで時間削減につながります！
定型文の登録としては「定型句」と「クイックパーツ」があります。
クイックパーツの登録ステップ
①新規メッセージを作成します！(ctrl＋Ｎで新規メールは作成できます。)
②定型文として登録したい文章を作成し、範囲指定します。
③挿入のタブをクリックし、「クイックパーツ」をクリックし「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」を選択
④わかりやすい名前を付けて保存
以上で登録可能です。使うときは「クイックパーツ」をクリックすると登録した文章が表示されますのでいつでも使用可能です。
定型句の登録方法
①・②は「クイックパーツ」と同じです。
③挿入のタブをクリックし、「クイックパーツ」をクリックし「定型句」を選択
④呼び出し名前を決めます。(この場合は「平素」としました)
「クイックパーツ」と違いこちらは呼び出しの名前(この場合は「平素」)と打つと登録している定型句を挿入できます。
定型句とクイックパーツの使い分けですが、いーとんは定期的に送るような長文のメールはクイックパーツ・メールの冒頭に使用するような短文は定型句で登録して使い分けしています！
便利ショートカット機能
Outlookの普段使いできるショートカット機能を紹介したいと思います！！
メールの作成・返信関連
【ctrl＋Ｎ】新規メール立ち上げ
【ctrl＋Ｒ】送信者へメール送信
【ctrl＋shift＋Ｒ】ＣＣを含め全員に返信
【ctrl＋Ｆ】転送
Outlook機能切り替え
【ctrl＋１】メール
【ctrl＋２】予定表
【ctrl＋４】タスク
【ctrl＋５】メモ
このあたりがいーとんが普段使いしている機能になります。
ほかにも多くのショートカットがありますが、実際使っていないので覚えられていません・・・
でもこれを覚えるだけでもマウスの使用頻度がかなり減るのでおススメです！
予定表にメールを反映＆会議設定
送られてきたメールを予定表に反映したいときに便利な機能です。貼り付けておくことで会議のメールを探す手間がなくなりますのでかなり便利です。
①メールの中から予定表に反映させたいメールをコピーする(ctrl＋Ｃ)
②「ctrl＋２」で予定表を呼び出す
③予定を入れたい時間帯を選択し、貼り付ける(ctrl＋Ｖ)
後は保存すれば完了です！
また「会議出席依頼」を行えば、ほかの人にも反映できます！zoomなどのリンクがあるメールも貼れますので、みんなが探す手間が省けて便利ですね！
まとめ
今回はできる自称できるサラリーマン・いーとんが実践しているOutlook便利機能を紹介しました。
ＰＣって多くの便利機能がありますが使いこなせていないものがいっぱいあります。でも普段から使っていかないと覚えれないもの・・・
少しでも便利機能を使いこなして楽していきましょう！！！