【究極の二択】資料作成に求められるのはスピード?完成度?

【究極の二択】資料作成に求められるのはスピード?完成度?

Last Updated on 2021年1月29日 by ジョブメンズラボ

こんにちは。しんちゃんです。

皆さん、日頃の仕事で資料を作成しなければならないことって良くあるかと思います。

例えば職場でのこんな場面。

しんちゃん君。この商品について資料をまとめてくれないか。先期の半年間の取り組んだことと結果、あとはそこから分かった課題と今期の方針もよろしく頼むよ。

しんちゃん

はい、承知しました。期限はいつまでですか?

そうだな、1週間後の○○日で頼むよ。私まで作った資料を送ってくれ。

しんちゃん

かしこまりました(結構時間かかりそうだな…)

こんなように資料作成の依頼を上司から指示されたとき、

みなさんは多少完成度は落ちてもスピードを重視しますか?それとも限りなく時間を割いて完成度を重視しますか?

今回は、実際に日々の仕事を通じて感じた考えをしんちゃんなりに述べてみたいと思います。

本記事の内容

・「スピード」と「完成度」どちらの軸にも評価点、欠点はある
・3日間で6割の完成度だとしても、1週間かけて9割の完成度にはならない

本記事はこんな人におすすめ

・完璧な資料を作ろうとして他の仕事に支障が出る人
・考えすぎて結局満足いく資料ができない人
・資料作成業務の何が評価されているか良く分からない人

完成度重視派の理由はポジティブではない

可能な限り早く、完成度の高い成果物ができればそれに越したことはありませんが、なかなか上手くはいきませんよね。

かく言うしんちゃんも資料作成において根本的なところは「完成度」志向なのですが、こんな思考回路を巡らせがちです。

  • 早く出したほうが評価されるだろうな。でも質の低い資料を出して「分かってないな」と思われるほうが嫌だ。
  • 決して時間をかけたからと言って100点満点パーフェクトの資料ができるなんて思ってない。
  • ただ、時間をかけないよりかけたほうが少しでも良いもの(100点にはならずとも85点くらいのもの)ができるのではないかと思っている。
  • 結局「早く出すことによる十分な質の確保ができない」という思いに駆られてしまう。

同じように考えている方も結構いるのではないでしょうか?

高得点を狙うというよりも、低い得点を出さないようにするためのネガティブな思考に基づいているのだとしんちゃんは考えています。

そもそも人生で「スピード」を求められたことはない

そもそも、自分が社会に出るまで、何かについて「スピード」を求められる機会というのはほとんどなかったのではないかと思います。

「ゆっくりでいいから自分のペースで」
「急がば回れ」
「ごはんはゆっくり食べなさい(←)」

国民性というと大げさですが、コツコツと丁寧に着実に物事を進めていくというのが教育の方針として根付いているような気がします。

宿題だって「締め切りを過ぎないように」とは言われますが、「早く出した方が偉いですよ」と言われたことはありません。

「スピード」という評価軸は社会人になって新しく加わってくるものですよね。

スピード重視の先駆け「孫子の兵法」

「資料作成は7割くらいの出来でも良いから早く出した方が評価される」

ビジネス書なんかによく書かれていますよね。

考えの軸としてはアメリカ的な感じがしますけれど、実はかの中国の「孫子の兵法」が結構なスピード重視派です。

孫子の兵法から生まれた慣用句にこんなものがあります。

「兵は拙速(せっそく)を尊(たっと)ぶ」

作戦に多少の不備があっても、すばやく戦いを起こすことが大切だということのようです。

こんな言葉もあります。

巧遅(こうち)は拙速(せっそく)に(し)かず

仕事の出来が良くて遅いよりは、出来は悪くとも速いほうがよいということらしいですが、ほぼビジネス書ですね。

実際、たまに経営者が進めるビジネス書として「孫子の兵法」の名前が上がりますが、そのせいで「スピード重視」が評価軸の一つとして蔓延しているのではとすら思います(笑)

孫子には媚びないけど、やっぱり早いほうが良い

しんちゃん的には「完成度」派であることは今後一生変わりません。

一度自分に根付いた習性はそう簡単に変えられないと思っています。

しかし、資料作成においては割り切って「スピード」も意識すべきと考えます。

ただ一つ言いたいのが「資料作成が早い>資料の完成度が高い」という評価軸では決してないということです。

私が「スピード」という意識も取り入れるべきだと思うのは「ある程度の時間をかけると完成度は頭打ちになり、結果後は自己満でしかない」と思うようになったからです。

自身の経験からも言えるのですが「3日間で6割の完成度だから、1週間かければ9割の完成度になる」なんてことは絶対にありえません。

せいぜい伸びて6割強くらいです。

そもそも資料の質とは何なのか?というところが肝心なポイントです。

単に「事実をまとめる」という資料であれば「正確な情報」が質になります。

そういう種類の資料であれば「情報を集める時間」といった意味では費やした分だけ精度は上がり評価にもつながるかもしれません。

しかし、皆さんが日頃苛まれている資料作成業務はそう言ったものではないはずです。

ちょうど先日よっすーが【意見】ブログの文章に必要なのは「論点」であるで書いた記事が参考になりますが、上司があなたに期待しているのは「論点」「意見」「ロジック」「発想」といった「あなただから生み出せる価値」のはずです。

その所以となるものは、自身の日頃からの思考やコンピテンシーに基づくものなので、時間をかければよいということにはならないと思います。

文章の体裁を整えたり、図やグラフを配置したりといった作業は確かに時間を取りますが、そこに時間をかけたところで、60点の資料がせいぜい63点くらいに上がるだけです。

そういう意味では、資料作成の骨組みである「論点」「意見」「ロジック」「発想」といった点が組めて、ある程度の書式でまとまれば、それ以上時間をかける必要はないのではないでしょうか。

なので、私としては1週間後に締め切りが設定された資料については、骨組みを作るのに少し時間をかけても後のデザインは必要最低限で済ませ、締め切り3日前くらいに出せるのが理想だと思います。

まとめ

今回は、資料作成において大事なのは「スピード」か「完成度」かについて述べてみました。

時間をかけて独りよがりの資料を作るよりは「自分らしさ」を骨組みにした完成度6、7割の資料を色々な人に指摘してもらった方が有意義であると思います。

資料作成で思い詰めているあなた、少し肩の荷を下ろしてみてはいかがでしょうか?